Волонтерское управление | Полное руководство для растущих организаций

08.09.2021

Эффективное управление волонтерством имеет несколько важных преимуществ, включая более активное участие, углубление отношений на протяжении всей жизни и рост доходов с течением времени. Кроме того, эффективная стратегия управления волонтерами сэкономит время вашей команды и увеличит влияние и охват ваших мероприятий и кампаний.

Однако многие организации склонны пренебрегать своими стратегиями управления добровольцами, часто потому, что им кажется, что у них нет времени, или потому, что управление добровольцами не находится в их поле зрения.

Помните, ваши сторонники - самый большой актив вашей организации!Инвестирование в эти отношения и расширение возможностей волонтеров для продвижения вашей миссии может со временем окупить дивиденды.

В Mobilize наша цель - помочь целеустремленным организациям найти и привлечь больше сторонников, чем когда-либо прежде. Установив правильные связи и затем укрепив их с помощью умных стратегий управления волонтерами, вы создадите прочную основу для поддержки своей организации и ее миссии.

В этом руководстве мы рассмотрим все необходимое, чтобы ориентировать вашу организацию на передовые методы управления волонтерством. Вот что мы рассмотрим:

Обладая этими советами и ресурсами, ваша организация наймет и сохранит больше сторонников, чем когда-либо.

Часто задаваемые вопросы об управлении волонтерами

Если ваша организация новичок в разработке конкретных стратегий управления волонтерством, вы можете не знать, с чего начать. Эти часто задаваемые вопросы могут дать вам краткий обзор самого необходимого:

Какие типы организаций используют стратегии управления волонтерством?

Любая целеустремленная организация, которая полагается на сторонников при проведении мероприятий или кампаний, как виртуальных, так и на местах, может извлечь выгоду из реализации стратегий управления волонтерством. К ним относятся некоммерческие организации, группы защиты интересов, политические кампании, профсоюзы и многое другое.

Каковы элементы эффективного управления волонтерством?

Управление волонтерством может включать в себя ряд различных стратегий и методов в зависимости от конкретных проектов и целей вашей организации.

Однако есть несколько важных компонентов любой волонтерской программы: набор, вовлечение, удержание и расширение прав и возможностей.Эти важные элементы охватывают весь жизненный цикл взаимодействия, от привлечения сторонников и вовлечения их до сохранения их поддержки и расширения их участия с течением времени.

Эффективно ли управление волонтерством для виртуальных или сетевых кампаний?

Да! Во многих отношениях эффективное управление волонтерами даже более важно для виртуальных кампаний и мероприятий, чтобы гарантировать, что вся команда будет на одной волне.

Кроме того, виртуальная организация стала новой необходимостью для некоммерческих организаций, правозащитных групп, политических кампаний и союзов в условиях пандемии COVID-19. С помощью эффективного программного обеспечения для управления волонтерством вы можете обучать новых сторонников, мобилизовать их для принятия мер по вашему делу и подключаться к социальным сетям, чтобы расширить свой охват, и все это с безопасного виртуального расстояния.

Почему важно эффективное управление волонтерством?

Управление волонтерством важно для организаций, потому что оно помогает вам активно строить более прочные долгосрочные отношения со сторонниками.

Эффективные стратегии и инструменты управления волонтерами должны улучшить впечатления сторонников, что гарантирует, что они останутся там еще долго после первой регистрации. При активном управлении и вовлечении сторонники также с большей вероятностью станут донорами и помогут вам привлечь больше сторонников. Эти преимущества создают более краткосрочную и долгосрочную ценность для вашей организации.

Чем рискует организация, не нанимая волонтеров и не руководя ими?

Проще говоря, у сторонников не будет особой причины оставаться рядом.Без конкретного плана по привлечению, привлечению и удержанию волонтеров у них вряд ли будет хороший опыт, когда они появятся, чтобы поддержать вашу работу.

Плохой опыт в сочетании с небольшими реальными возможностями для продвижения вашей миссии означает, что сторонники вряд ли будут поддерживать отношения надолго. По возможности следует уделять первоочередное внимание удержанию сторонников.

Какие инструменты могут использовать организации для управления волонтерами?

Программное обеспечение для управления волонтерами и связанные с ним инструменты могут помочь организациям во всех аспектах жизненного цикла помощника, включая набор, участие, удержание и расширение прав и возможностей.

Мы более подробно рассмотрим функции, которые следует искать в программном обеспечении для управления волонтерством, ниже, но лучший способ - централизовать несколько элементов вашей стратегии на одной платформе, когда это возможно. Например, платформа для набора добровольцев, которая также включает в себя функции управления волонтерами, обмена в социальных сетях и отчетности, упростит ваши усилия по всем направлениям.

6 лучших стратегий управления волонтерством

Очевидно, что управление волонтерами может вывести подход вашей организации к привлечению сторонников на новый уровень. Но как начать разработку конкретного плана набора, управления и удержания волонтеров?

Давайте рассмотрим наиболее эффективные стратегии управления волонтерством.Каждый из этих советов, если их объединить и адаптировать к уникальным потребностям вашей организации, может помочь сформировать полный план от начала до конца.

1. Ускорьте процесс найма волонтеров.

Прежде чем вы сможете эффективно управлять волонтерами своей организации, вы должны их нанять!

Обратитесь к существующему пулу доноров и сторонников в сообществе, но ищите дополнительные источники, чтобы охватить еще более широкую аудиторию, когда это возможно.Например, платформа Mobilize.us позволяет организациям подключаться к быстрорастущей сети, состоящей из почти 2 миллионов преданных делу добровольцев, которые ищут свою следующую причину для поддержки. Затем вы можете отправлять обновления по электронной почте, в социальных сетях, текстовых сообщениях и на свой веб-сайт, чтобы охватить всех без исключения сторонников.

Разместив свою волонтерскую возможность на онлайн-платформе для набора добровольцев, вы можете направить существующих сторонников в свой список для регистрации, а также привлечь новых сторонников. Затем предложите зарегистрированным добровольцам поделиться своим мероприятием или кампанией со своими друзьями, чтобы расширить охват!

2. Сделайте регистрацию простой и удобной.

Процесс регистрации может улучшить или сорвать ваши усилия по набору волонтеров.Оптимизированный и удобный процесс всегда обеспечит больше сторонников для вашего мероприятия или кампании, чем неуклюжий, который занимает слишком много времени или просто не работает.

Независимо от того, предлагаете ли вы инструменты регистрации через платформу для списков мероприятий и набора персонала или непосредственно на веб-сайте вашей организации, убедитесь, что шаги по регистрации для ваших личных или виртуальных возможностей занимают всего несколько минут и щелчков мышью. Это приведет к увеличению числа подписчиков и, в конечном итоге, привлечет больше поддержки для вашего дела.

Совет для профессионалов:автоматизация электронной почты и текстовых сообщений для регистрантов, напоминающих им о предстоящих событиях, может стать стратегией, меняющей правила игры, которая способствует большему количеству последующих действий и вовлеченности. Используйте программное обеспечение для управления волонтерством, которое включает автоматизированные средства связи - подробнее об этом ниже.

3. Предложите возможности для волонтеров лично и в Интернете.

Возможности волонтерства бывают самых разных форм и размеров. Предлагая различные варианты вовлечения вашей аудитории сторонников, вы со временем сможете максимально увеличить вовлеченность.

Что касается личного волонтерства, рассмотрите следующие общие роли, которые выполняют волонтеры:

  • Поддержка мероприятий, например настройка, регистрация гостей, содействие в обсуждениях, продажа товаров и т. Д.
  • Волонтерство на основепрофессиональных навыков или предоставление таких навыков, как бухгалтерский учет, юриспруденция, маркетинг или планирование мероприятий.
  • Административная поддержка, такая как внутренняя канцелярская работа, ввод данных или прием
  • Долгосрочное волонтерство, например, работа в качестве наставника, наставника, тренера или командира отряда.
  • Пропагандистская работа, например продвижение вашего дела или кампании, обеспечение подписей петиций или проведение дискуссионных мероприятий.
  • Агитация и телефонный банкинг,как правило, для пропаганды или политической кампании.
  • Обслуживание комитета, часто связанное с планированием мероприятий или работой в вашем совете директоров.

Однако личных возможностей не всегда достаточно! В 2020 году и в последующий период предложение виртуальных волонтеров станет обязательным условием.

Когда сторонники не могут физически собраться, чтобы поддержать ваше дело, очень важно убедиться, что у них есть способы принять участие и продвигать вашу миссию в сети. Кроме того, это открывает ваши возможности для гораздо более широкой виртуальной аудитории, чем вы могли бы достичь в противном случае! Рассмотрите виртуальные возможности для участия сторонников, например:

  • Виртуальные дискуссионные мероприятия, такие как ратуши и круглые столы
  • Онлайн-встречи, счастливые часы и праздники
  • Телефонный и текстовый банкинг и обучение
  • Обучение другим формам онлайн-адвокации
  • Прямая трансляция программирования

Посмотрите эти творческие виртуальные мероприятия, которые мы видели в организациях, а затем начните мозговой штурм уникальных онлайн-возможностей для вашей собственной организации!

4. Признавайте своих волонтеров и чествуйте их, чтобы удержать их.

Удержание - важная часть любой стратегии управления волонтерами.Когда вы привлекаете добровольцев от одного мероприятия или кампании к другому, вы укрепляете свои отношения с этими сторонниками, что приводит к долгосрочной поддержке в виде волонтерства, пожертвований и многого другого.

Чтобы начать повышать уровень удержания, поблагодарите своих сторонников за важную роль, которую они играют в успехе вашей организации. Во время и после каждого мероприятия поблагодарите своих волонтеров за их поддержку и при необходимости назовите ключевых лиц поименно. Вы можете даже организовать специальную вечеринку или виртуальное празднование, чтобы выразить свою благодарность волонтерам.

Совет профессионала:использование специального программного обеспечения для управления волонтерами позволяет легко отслеживать историю взаимодействия отдельных лиц с вашей организацией. Когда у них будет определенное количество волонтерских часов, отправьте личные сообщения с благодарностью, чтобы показать, что вы цените поддержку каждого волонтера.

5. Предоставьте дополнительные возможности для расширения возможностей ваших волонтеров.

По мере того, как ваша организация начинает получать поддержку волонтеров в различных мероприятиях, кампаниях и виртуальных возможностях, важно предоставить им дополнительные возможности для участия.

Дайте возможность вашим самым преданным сторонникам сделать следующий шаг в продвижении вашей миссии.Рассмотрим эти стратегии:

  • Предоставьте сторонникам возможности обучения, чтобы они могли более эффективно защищать ваше дело.
  • Поощряйте добровольцев становиться донорами и наоборот, чтобы усилить их влияние.
  • Используйте инструменты однорангового рекрутинга, чтобы расширить свою аудиторию и привлечь больше регистрантов.
  • Предоставьте волонтерам-суперзвездам возможность создавать и проводить мероприятия от вашего имени, такие как вечеринки или мероприятия на форумах сообщества.
  • Продвигайте возможности корпоративной благотворительности, такие как гранты для волонтеров, которые спонсоры могут использовать, чтобы удвоить свое влияние на вашу миссию.

Предлагая волонтерам множество способов принять участие и поддержать вашу миссию - это эффективный способ укрепить отношения и поддержать вашу организацию в долгосрочной перспективе. Кроме того, простое предложение дополнительных способов взаимодействия увеличивает вероятность того, что каждый потенциальный сторонник найдет для себя подходящую возможность!

6. Сделайте приоритетным управление и общение с волонтерами.

Наконец, чтобы завершить свою стратегию управления волонтерами и добиться долгосрочного успеха, вам необходимо активно заручиться поддержкой своих волонтеров.

Это означает выражение вашей благодарности, предоставление нескольких способов участия, предоставление им возможности усилить свое влияние на вашу миссию и разработку долгосрочного плана по поддержанию их участия в обновлениях и возможностях. Автоматизированная коммуникация будет вашим лучшим выбором для обеспечения того, чтобы ваша организация всегда оставалась в памяти бывших и нынешних волонтеров.

Программное обеспечение для управления добровольцами может сыграть жизненно важную роль в формировании ваших стратегий управления.Имея доступ к данным о вовлечении волонтеров на личном уровне, теперь проще, чем когда-либо, разработать план для вовлечения сторонников. Но что вы должны искать в платформе для управления волонтерством?

Программное обеспечение для управления волонтерами 101

Если ваша некоммерческая, политическая организация, правозащитная группа или союз не знакомы с управлением волонтерами, вам может быть сложно сориентироваться, когда дело касается программного обеспечения. На рынке существует множество платформ, ориентированных на организации всех форм и размеров.

Тем не менее, есть ключевые особенности, которые следует искать независимо от типа организации, которую вы представляете, или масштаба ваших мероприятий или кампаний, в том числе:

Универсальная функциональность

Работа с набором добровольцев, управлением и общением через отдельные платформы быстро превратится в логистический кошмар для вашей команды. По возможности объединяйте ключевые задачи в единую платформу.

Более комплексное программное обеспечение не только упростит вашу работу, но и обеспечит более согласованный и упорядоченный опыт для сторонников.

Например, NARAL использовала платформу Mobilize для набора, управления и коммуникаций, чтобы централизовать свои организационные усилия и повысить вовлеченность всех сотрудников:

Выполняя все свои задачи по набору персонала, планированию мероприятий, общению и одноранговой сети в рамках единой платформы, NARAL добился увеличения ежемесячных смен волонтеров на 300% и коэффициента конверсии в формах регистрации смены на 20% .

Автоматическая связь

Мы несколько раз касались автоматизации коммуникации, и не зря! Автоматическая рассылка электронных писем и текстовых сообщений вашим зарегистрированным волонтерам может значительно повысить степень заинтересованности в ваших возможностях.

Это верно как до, так и после ваших мероприятий и виртуальных возможностей.Автоматические напоминания до того, как будут продемонстрированы ваши возможности, сокращают неявку на 30%, в то время как опросы после мероприятия дают вам бесценную информацию об опыте волонтеров. Фактически, на Mobilize 32% респондентов делятся подробными качественными отзывами.

Для многих типов волонтерских мероприятий и возможностей может быть сложно получить обратную связь после мероприятия или комментарии от сторонников. Яркие примеры - марши, протесты и прямые трансляции. С помощью программного обеспечения для управления волонтерами, которое включает в себя функции коммуникации, заполнить эти слепые пятна в вашей стратегии взаимодействия проще, чем когда-либо!

Надежные функции данных

Доступ к данным о вашей волонтерской активности будет иметь решающее значение для дальнейшего улучшения ваших стратегий в будущем.Ищите программное обеспечение, которое предоставляет ряд функций для создания отчетов, в том числе:

  • Удобные и подробные информационные панели
  • Полные функции отслеживания волонтеров от первоначальной регистрации до долгосрочного участия
  • Данные о взаимодействии с мобильными устройствами в реальном времени по событиям
  • Параметры экспорта CSV и простые в использовании API

Чтобы по-настоящему повысить ценность данных, генерируемых вашим программным обеспечением для управления волонтерством, ищите платформы, которые интегрируются с другими вашими системами, например, ваше программное обеспечение для обработки пожертвований, платформу для телефонного банкинга или систему управления взаимоотношениями с избирателями (CRM).

Полный доступ к вашим данным позволяет вашей организации непрерывно анализировать вашу работу. Где ваша стратегия управления волонтерством успешна? Как вам лучше привлечь сторонников или привлечь их? У ваших данных есть ответы!

Это лишь некоторые из основных характеристик программного обеспечения для управления добровольческой деятельностью, которые могут принести долгосрочную пользу вашей организации. Ознакомьтесь с набором инструментов и функций платформы Mobilize, чтобы узнать больше о том, что нужно искать, когда вы начнете свое исследование.

Узнать больше об управлении волонтерством

Конкретная стратегия управления волонтерами, подкрепленная эффективным программным обеспечением, может вывести мероприятия и кампании вашей организации на новый уровень.Обращение к большему числу сторонников, вовлечение их и удержание их вовлеченности в вашу работу создает прочную основу для поддержки ваших будущих проектов.

Узнайте больше, когда вы начнете разрабатывать свои собственные стратегии управления волонтерством! Ознакомьтесь с этими дополнительными ресурсами:

Еще новости